Кто подписывает бухгалтерские регистры. Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы). Когда производятся записи

Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.

Что относится к регистрам бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.

До 2013 года информация, которая содержалась в реестрах бухгалтерского учета на различных предприятиях, являлась коммерческой тайной. Регистры играют две основные роли в хозяйственной деятельности предприятия. Во-первых, на них отображается итоговая информация на бухгалтерских счетах. Во-вторых, благодаря данным документам формируется бухгалтерская отчетность, отображающая результаты деятельности предприятия за определенный период.

Формы регистров

До 2013 года форма реестров бухучета имела единый образец для всех субъектов хозяйственной деятельности. Соблюдение общепринятой формы являлось обязательным для всех юридических лиц. Однако на сегодняшний день все кардинально изменилось. Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:

• заголовок;
• название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр;
• период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;
• классификация учетных объектов по определенному виду;
• валюта операции;
• должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;
• реквизиты ответственных лиц.

Классификация бухгалтерских регистров

Существуют три основные классификации регистров бухгалтерского учета. Первая классификация отображает назначение определенных реестров бухучета. Бывают:

1. Хронологические. События, которые имели место в хозяйственной деятельности, отображаются в хронологическом порядке с течением времени (регистрационные журналы).
2. Систематические . Заполнение происходит в соответствии с определенными бухгалтерскими счетами. Получается некая систематизация хозяйственной деятельности (сальдовая ведомость).
3. Комбинированные регистры бухучета – это регистры, которые объединяют два предыдущих вида. Использование различных способов записи операций хозяйственной деятельности делает представление более наглядным. Таким образом, запись систематических и хронологических списков носит название комбинированных и предлагает более наглядное представление информации.

Классификация учетных регистров

Реестры могут различаться по обобщению информации:

• Синтетический регистр в бухгалтерском учете – это регистр, при регистрации операции в котором указывается только дата и сумма.
• Аналитические. Кроме информации, которая относится к реквизитам операции, отображается определенное описание данной хозяйственной операции.

Для более полной информации, как и в случае с комбинированными регистрами, могут производить объединение синтетических регистров с аналитическими. В результате такого отображения итоги по каждому из регистров совпадают, что позволят освободить себя от дополнительной проверки правильности расчетов.

Последняя классификация реестров является по внешнему виду:

• Книжное представление. Реестр имеет вид книги, листы которой подшиваются специальным образом, а также пронумеровываются. В конце ставится соответствующая печать и подписи лиц, которые являются ответственными за данный регистр.
• В виде карточки. Данный регистр – это машинописная таблица.
• На свободном листе. Таблица, которая так же, как и книга, впоследствии подшивается. Для регистров на свободных листах ведется специальный реестр, чтобы избежать подмен и других противоправных действий с любой стороны.
• На машинном носителе. Документ электронного образца, который подтверждается специальной электронной подписью и хранится на магнитном носителе. Главным назначением является своевременная печать электронной информации на бумажных носителях.

Защита учетных реестров и исправление ошибок

Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.

Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.

Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

Регистры бухгалтерского учета используются для регистрации, накопления и систематизации данных, полученных из первичной документации, и являются источниками для составления отчетности. В настоящей статье будут перечислены виды регистров бухгалтерского учета, а также описан порядок их утверждения.

Виды регистров бухгалтерского учета

Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.

Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.

Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:

• систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
• хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
• синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.

Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:

• одно- или двусторонние;
• шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.

• аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
• синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
• комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.

По внешнему виду регистры делятся на:

• карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
• книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
• свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
• машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.

Регистры бухгалтерского учета: перечень

В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.

В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.

Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:

Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.

Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?» .

Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.

Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.

А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.

Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.

Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:

С образцом ее заполнения можно ознакомиться в нашей статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец»

Итоги

Применение регистров бухгалтерского учета является обязательным условием для каждой компании. Ведь на их основании составляется отчетность. А кроме того, они нужны для накопления и систематизации всей важной бухгалтерской информации.

В коммерческих предприятиях формы регистров бухучета разрабатываются самостоятельно (зачастую на базе уже существующих и часто используемых регламентированных когда-то форм) и утверждаются приказом руководителя. Для госпредприятий формы регистров утверждаются Минфином.

Необходимо наладить систему сбора, регистрации и передачи данных о хозяйственных операциях организации, её имуществе и обязательствах? Для этого потребуется информация о движении средств, ценностей и правоотношений, выраженная в денежных единицах и представленная в виде, соответствующем нормам законодательства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Полученные сведения подлежат классификации и хранению в различных реестрах, журналах, ведомостях.

Что это такое простыми словами?

Таким образом, можно получать итоговые сведения по группам объектов, например:

• поставщики;
• покупатели;
• виды договоров;
• категории товаров.

Эти данные используются для составления внутренней системы показателей, характеризующей результаты деятельности предприятия, и ведения учёта специальным способом, позволяющим обеспечить разделение входящей информации по определённым критериям.

Чем регламентированы?

Статьёй 10 Закона 402-ФЗ установлена обязательная фиксация сведений, полученных из первичных бумаг, в учётных документах:

• Предприятиям коммерческой сферы разрешается самостоятельно разрабатывать бланки таких регистров.
• Учреждения госсектора должны использовать формы из Приложений к .
• Организации, применяющие УСН, согласно , могут принять упрощённую систему регистров.
• Субъекты малого предпринимательства вправе не использовать их вообще, отражая все операции в журнале учёта хозяйственной деятельности, в который последовательно вносится информация о наличии имущества и денежных средств на определённую дату.

Состав регистра заявлен в ч. 4 ст. 10 акта 402-ФЗ.

Оплошности при разработке такого бланка способны повлиять на размер налоговой базы.

Чтобы подвести итоги, уточнить правильность записей по счетам и составить отчётный баланс, по окончании месяца собранные сведения добавляют в главную книгу.

Так как предприятия самостоятельно разрабатывают формы регистров, то решение о ведении документа, позволяющего обобщить имеющиеся данные, остаётся на усмотрение руководства организации.

По характеру реализуемых задач регистры делятся на:

• хронологические, отражающие информацию в порядке поступления;
• систематические, позволяющие группировать однородные операции;
• комбинированные, сочетающие два предыдущих формата.

Как выглядят и какие документы?

Учётные регистры бухгалтерского учёта – это таблицы для группировки и суммирования записей. Формы подразделяются по внешнему виду.

Среди них можно выделить:

• книгу, состоящую из скреплённого набора листов, каждый из которых расчерчен на графы определённого типа и включает необходимые реквизиты;
• контокоррентную карточку, предназначенную для учёта операций с дебиторами, кредиторами, сотрудниками, которым на определённые цели выданы наличные средства;
• материальную карточку, содержащую строки прихода, расхода, остатка материальных ценностей для подведения количественно суммовых итогов;
• многоколонную, разделённую на несколько колонок, карточку;
• свободные листы –формы большого размера.

Перечень для учётной политики

Список регистров, применяемых для фиксирования хозяйственных операций, является обязательным разделом документа, определяющего совокупность способов ведения бухучёта и составления отчётности. В приложении приводятся образцы бланков.

Отсутствующие формы применять не разрешается. Для непредвиденных ситуаций, как правило, предусматривается возможность утверждения дополнительных форм приказом руководителя.

• простой – исключающий использование регистров;
• полный, позволяющий использовать элементы, предназначенные для классификации и хранения первичной информации.

Если выбран второй из указанных выше вариантов, для фиксирования фактов хозяйственной жизни потребуется заполнение набора ведомостей учёта, приведённого в таблице:

Сводные

Для систематизации данных, содержащихся в регистрах, устанавливается отчётный интервал и дата подведения итогов. Обобщение информации производится в Шахматной ведомости 9МП.

В этой форме каждому счёту и субсчёту выделяется специальный раздел, содержатся сведения по дебету и кредиту. Бланк удобно использовать при небольшой номенклатуре.

На основании 9МП можно вывести остатки на конец рассматриваемого интервала и заполнить оборотно-сальдовую ведомость – разность между поступлениями и затратами в определённом периоде по каждому синтетическому счёту.

По НДС

Первичным документом учёта по налогу на добавленную стоимость является счёт-фактура. Поэтому в качестве регистра можно принять книги продаж и покупок. В последней отражаются входящие документы, позволяющие получить вычет на сумму входного НДС.

Учета основных средств

Унифицированной формы регистра не существует, поэтому бухгалтеры самостоятельно разрабатывают необходимы бланки.

Чаще всего используется журнал-ордер 13, сформированный с помощью специализированной компьютерной программы.

Первичные

Это документы, которые используются для подтверждения хозяйственных операций. Бланки разрабатываются организацией и закрепляются в учётной политике.

По указанию Минфина РФ, обязательные формы необходимы при заполнении:

• кассовых документов;
• транспортной накладной.

Круг лиц, которые вправе заверить подписью такую бумагу, определяет руководитель компании.

Аналитические

Такие регистры содержат основные атрибуты операции и её краткое описание. Их можно строить по одному счёту, используя принцип оборотно-сальдовой ведомости.

Обязательные

Состав систематизирующих форм организация определяет в учётной политике по своему усмотрению. В первую очередь эти показатели необходимы для бухучёта и отчётности.

Вместе с тем их применяют для определения налоговой базы и принятия решений, касающихся деятельности предприятия.

По кассе

В соответствии с Приказом Минфина 94н на счёте 50 суммируются данные о движении денежных средств. Информация отражается в журнале-ордере 1.

По заработной плате

Для выявления оборотов по кредиту счетов, используемых для расчётов с работниками, используется журнал-ордер 10.

Бюджетного учреждения

Для государственных структур бланки регистров бухучёта являются унифицированными и регламентируются Приказом Минфина РФ 52Н от 30.03.2015. В перечень входит пятьдесят один документ.

Например:

• инвентарная карточка;
• книга учёта материальных ценностей;
• оборотная ведомость;
• главная книга;
• журнал регистрации обязательств.

Расчётов с подотчётными лицами

При выдаче сотруднику целевого аванса данные вносят в журнал-ордер 7.

В реестре обеспечена единая система записей. При этом аналитический учёт ведётся позиционным способом.

По каждой строке отражается:

• количество выданных денег;
• расходы, обоснованные представленным письменным сообщением;
• сумма возврата неиспользованных средств;
• возмещённый перерасход.

Таким образом, все операции по одному отчету отражаются в одной строке.

Как утвердить?

Чтобы обосновать использование регистра определённого вида потребуется добавить в учётную политику следующую информацию:

• формат заполнения;
• структуру бланка;
• возможность использования компьютерной техники для подготовки реестра.

Изменения вступают в силу в соответствии с директивой руководителя компании.

Приказ (образец)

Распоряжение, утверждающее учётную политику, обычно содержит сведения, перечисленные ниже:

• название документа;
• дату и номер;
• виды деятельности компании;
• активы в собственности;
• возможность реализации операций с валютой и ценными бумагами;
• непокрытые займы;
• кредитование сотрудников и сторонних организаций;
• бюджетные субсидии;
• обособленные подразделения;
• право на упрощённый способ ведения учёта;
• нормативное обоснование (ссылки на Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ, ПБУ 1/2008, приказ Минфина 106н);
• суть распоряжения (например, утвердить новую редакцию учётной политики);
• начало действия документа;
• назначение лица, ответственного за исполнение распоряжения;
• подпись руководителя.

Реквизиты и правила ведения

Понятие о том, какие документы относят к регистрам бухгалтерского учета и, что входит в их состав, установлено законом 402-ФЗ.

Что требуется отражать?

Внесению подлежат сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни компании:

• название бланка;
• дата составления;
• наименование субъекта;
• суть операции;
• денежное измерение;
• ФИО и должность ответственного лица.

Обязательные реквизиты

Атрибуты, которые необходимо указать при составлении реестра, установлены нормативными актами:

• заголовок таблицы;
• название организации-составителя;
• период, за который вносится информация;
• счета объектов бухучёта;
• финансовый эквивалент предметов с указанием единиц измерения;
• реквизиты лиц, уполномоченных на ведение регистра.

Когда производятся записи?

Заполнение регистра необходимо осуществлять в процессе свершения факта хозяйственной жизни фирмы или сразу после его окончания.

Порядок составления

Способ заполнения регламентирован статьёй 10 закона 402-ФЗ:

• корректировки может вносить субъект, уполномоченный на ведение регистра;
• обязательным является наличие единиц измерения и расшифровка подписи;
• структура бланка устанавливается руководителем компании;
• не допускается добавление информации о мнимых объектах и фактах хозяйственной деятельности.

Как могут вестись?

Документы можно зафиксировать на бумаге или электронном носителе.

Кто подписывает?

Бланк заверяется лицами, назначенными руководителем.

Правильность отражения хозяйственных операций

Информацию о каждом событии необходимо вносить последовательно, начиная с самого раннего, и систематизировать по учётным позициям, предназначенным для фиксации в денежном эквиваленте движения каждой однородной группы.

Формирование в 1С: Бухгалтерии

Для подготовки основных регистров можно использовать стандартные отчёты:

• оборотно-сальдовая ведомость;
• шахматная ведомость;
• обороты счёта;
• анализ счёта;
• карточка счёта;
• анализ субконто;
• сводные проводки;
• главная книга.

Защита, изменение и исправление ошибок

Корректировки нужно вносить до закрытия операций текущего месяца.

Предусмотрено несколько способов редактирования:

• корректурный порядок применяется, если неточность не затронула корреспонденцию счетов и не отразилась на учётных записях;
• сторно используется, когда вместо одного счёта указан другой;
• к способу дополнительных проводок обращаются, если была преуменьшена сумма операции.

Порядок и срок хранения

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:

• Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
• C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
• С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
• Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
• По заполнению регистров в определенном порядке. Каждый ответственный бухгалтер предпочитает свой способ раскладывания документов бухгалтерского учёта. Однако, всего их два:
• От первичной бухгалтерии до отчетности.
• От отчётности до бумаг первичной проверки.

В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.

Основные разновидности регистров бухгалтерского учёта

Регистры в бухгалтерии могут различаться не только по способу ведения в них учёта, но и по внешнему виду.

Так, их различают по следующим разновидностям:

• По внешнему оформлению. Существуют документы в виде:
• Книги. Самый распространённый и простой способ ведения регистров бухучёта. Они прошнуровываются, делятся на графы. Кроме того, на обложке должен расписаться главный бухгалтер.
• Карточки. Они имеют вид одинарного листа с прочерченной таблицей. Несмотря на простоту описания и заполнения, они бывают:
• Состоящие из двух граф. Они используются при расчётах с юридическими и физическими лицами. Такие карточки удобны тем, что позволяют видеть все доходы и расходы за определённый промежуток времени.
• Карточки с тремя колонками. Они рассчитаны для учёта материальных ценностей. Вместе с приходом и расходом всех товаров здесь есть ещё один столбик, где выводится итоговый остаток.
• Бланки с большим количеством граф. Они предназначены для подсчёта всех видов работ по конкретной продукции с помощью бухгалтерского учета. Они удобны тем, что позволяют рассчитать себестоимость продукции и определить уровень развития всего предприятия. Они хранятся в специальном ящике – картотеке. Причём, для того, чтобы быстро найти необходимый бланк, в ней есть алфавитный перечень.
• Свободные листы. Они хранятся в папках. Все данные оформляются на обычной бумаге. Кроме того, на них ведутся специальные записи по отчетности. Это позволяет предотвратить утрату или подмену листа либо карточки.
• Машинные носители информации. Они представляют собой дискеты, плёнки и прочее. Их минус в том, что требуется составлять ещё и бумажный оригинал документа.

Что касается основных видов, то они совпадают с категориями регистров по внешнему оформлению.

• По содержанию же учётные документы финансового отчёта разделяются на:
• Отображение в денежном эквиваленте. Все операции расписываются в виде сумм денег.
• В виде счетов бухгалтерского учёта. Операции подобного рода расписываются в виде корреспонденции счетов.
• Комбинированные. Операции находят отображение в разных вариантах.

Записи же в данные регистры вносятся по одному из двух принципов:

• Приходы и расходы пишутся в одну строку.
• Все операции расписываются по разным колонкам.

Краткая характеристика налогового регистра

Наряду с ведением бухгалтерского учёта работники бухгалтерии ведут ещё и налоговый расчет. Он представляет собой систему обобщения документов для определения налога. Для того, чтобы правильно выполнить данную операцию, необходимо придерживаться следующих пунктов:

1. Должны быть обработаны первичные документы. К ним относятся не только основные бумаги,но и справка бухгалтера.
2. Аналитические регистры бухгалтерского отчёта. К ним относится обобщение всех данных из налогового расчёта за определённый промежуток времени.
3. Необходим подсчет налоговой базы.

Кроме всего прочего, перед подачей данного документа в налоговую инспекцию, необходимо правильно заполнить форму:

1. Указать наименование регистра.
2. Дату, когда он был составлен.
3. Перечень всех операций.
4. Измеритель операций в денежном и оригинальном выражении.
5. Подпись ответственного лица.

Утверждение всей формы подачи документов в налоговую происходит самим руководителем предприятия. Кроме этого, он же утверждает и отчетные данные бухгалтерского учёта.

Совпадение операций в бухгалтерском и налоговом учёте

Несмотря на кажущуюся разность операций, и в бухгалтерском, и в налоговом учёте наблюдаются некоторые совпадения.

• В первую очередь это касается первичной документации. Она присутствует в обеих видах отчета.
• Также во время:
• траты материальных ценностей;
• различных способов начисления;
• денежных расходов, направленных на перенос материальных и нематериальных ценностей на конечную стоимость продукции.

Совпадение также очевидно.

• Все дополнительные расходы и прибыль от продажи, также, находят своё отображение и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.

Все эти совпадения имеют нестабильный характер. Все зависит от рассмотрения следующих факторов:

1. Правильно ли составлена первичная документация и все документы по организации и распределению товарно-материальных ценностей.
2. Математические подсчёты. Сюда входят проверка правильности заполнения операциями всех бухгалтерских цветов, а также проводить выбор данных для налоговых операций.
3. Проводится новая разноска операций по бухгалтерскому и налоговому учёту. В данном пункте выверяются неточности в обеих видах расчётов.

После этого, если и были какие-то погрешности учета, то они исправляются.