Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

С точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по использованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам, нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.

Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в современных условиях объем операций с денежными средствами организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. "Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Финансовый учет регулируется нормативными документами" .

Главные задачи бухгалтерского финансового учета представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Главные задачи бухгалтерского финансового учета

В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией.

Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы" .

Цель учета расчетов с подотчетными лицами :

Обобщение информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.

Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды, ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению.

Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

	Характеристика
	Определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет
	Не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам
	Не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия
	Подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов
	Своевременно ли отражается в учете расходы из подотчетных сумм
	Расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы

Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии. Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия.

В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.

Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи учета расчета с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгалтерского учета.

Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014).

Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указаны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.

Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.

Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соответствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии действующими нормативными положениями.

Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предстоящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемого размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции организации.

Порядок выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды и командировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия. К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывается на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий. Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не предусмотрена.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких партий различных материалов или оплату расходов за время служебных командировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача денежных средств под отчет оформляется следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50 на сумму выданных наличных денег.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия оформляется следующей записью

Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных наличных денег

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм.

В отношении командировочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается командировочное удостоверение.

По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на который была выдана подотчетная сумма.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается общая приходная накладная.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые периоды.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. На рисунке приведен пример журнала-ордера №7.

Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71 "Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на корректность представления и по существу информации, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.

Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера № 7.

При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.

В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.

Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им под отчет.

В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.

Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами

	Описание
	В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
	Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов.
	Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование полученных денежных средств под отчет.
	Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руководителя.
	Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых подотчетными лицами.

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.

В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике следует закрепить и прописать следующие моменты:

виды первичных документов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
документально закрепить основные проводки, используемые для отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отражения данных операций в системе учета предприятия;
порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расходы;
полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоречий в системе учета.

Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную ее себестоимость.

Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности. Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут противозаконными.

Реализация данных мер позволит более объективно формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управленческих решений.

Выводы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике, так как основу хозяйственной деятельности любого производственного предприятия составляют операции, связанные с поступлением и расходованием денежных средств. Таким образом, полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.

Значимость данного участка бухгалтерского учета обусловлена значением всех хозяйственных операций, связанных с использованием денежных средств предприятия подотчетными лицами, с которыми сопряжены внутрихозяйственные процессы в рамках экономической деятельности предприятия. Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией операций по выдаче и расходованию подотчетных денежных средств.

Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами соответствует общей четырехуровневой системе регулирования бухгалтерского учета. В соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет расчетов с подотчетными лицами денежных средств осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Отражение учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике организации сопряжено с рядом аспектов, которые имеют существенное значение для учета движения денежных средств организации, прежде всего, кассовых операций.

На данном участке бухгалтерского учета чаще всего возникают типовые нарушения, связанные с выдачей денежных средств под отчет. На предприятии имеют место случаи нецелевого предоставления денежных средств под отчет под видом авансов на хозяйственные нужды, некорректного подтверждения совершения целевых расходов и отсутствия подтверждающих документов, несвоевременного отчета по израсходованным подотчетным суммам, а также возникают противоречия по содержанию произведенных расходов. Помимо этого в организации отсутствует документально закрепленный и формализованный порядок выдачи денежных средств под отчет и отражения операций по их расходованию.

Список литературы

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016).
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 06.04.2015 N 57н).
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94-н (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 №142н).
Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2015.
Алисенов А.С. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2016.
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2013.
Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Проспект, 2015.
Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. Бухгалтерский учет и анализ. – СПб.: Питер, 2015.
Нечитайло А.И., Панкова Л.В., Нечитайло И.А. Методология и концепции бухгалтерского учета. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета. – М.: Дашков и К, 2012.
Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. – М.: КноРус, 2013.
Черненко Н.Ю., Черненко А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.

Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни.

1. В представленных документах должен быть указан фактический адрес закупки (если в них значится только юрадрес, подотчетное лицо может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена возможность выборочной проверки закупок на месте

О проверках контрагентов см. специальный материал

2. В документах должны быть указаны наименования приобретенных товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и обоснования законности, эффективности расходов.

Например, указание в чеке наименования "бумага" без единицы измерения, количества и цены за единицу не позволит правильно оприходовать эти ценности.

Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ. Об ответственности за грубое нарушение правил бухучета см. специальный материал

3. Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ) и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся закупки.

При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть затребованы дополнительные пояснения.

4. Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.) кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного документа продавца, подтверждающего факт покупки.

5. Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф. 0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п.

6. Для подтверждения факта перелета у подотчетного лица возможно истребовать только:

Авиабилет на бланке строгой отчетности - если билет был приобретен в кассе;

Распечатку маршрут/квитанции - если был оформлен электронный авиабилет.

А вот "бумажного" посадочного талона с отметкой о прохождении досмотра у подотчетного лица может и не быть. С 25 февраля 2019 года может оформляться электронный посадочный талон - в виде штрих-кода. Пассажир вправе:

1) распечатать такой талон самостоятельно и предъявить при досмотре;

2) получить его на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;

3) использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, предъявив для сканирования при досмотре штрих-код на экране своего смартфона или планшета

Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е. одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку.

Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

7. Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в командировку.

Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок, проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме (письмо Минфина РФ от 21.03.2017 N 03-04-06/16282).

8. Составленные на иностранных языках документы должны быть переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке, предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно (п. 13 Инструкции N 157н).

Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей Витальевич

Расчеты с подотчетными лицами

Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания).

Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.

Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц.

К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов.

Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операционно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета – обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем. Поскольку подпись руководителя уже есть на заявлении, послужившем основанием для оформления расходного кассового ордера, на кассовом ордере подпись руководителя не нужна.

Расходуя полученные деньги, подотчетное лицо собирает документы, подтверждающие произведенные расходы. При приобретении материальных ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчетное лицо должно получить чек кассового аппарата и товарный чек. При приобретении материальных ценностей непосредственно на заводе-изготовителе или в организации оптовой торговли подотчетному лицу следует получить накладную, счет-фактуру и чек кассового аппарата.

При оформлении авансового отчета подотчетное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает общую сумму расходов, понесенных в пользу своей организации. Все собранные документы прилагаются к авансовому отчету.

Другой распространенный вид расходов организации, производимых через подотчетных лиц, – командировочные расходы, т. е. расходы, связанные со служебной командировкой работника организации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также суточные за время нахождения в командировке.

Основанием для поездки работника в командировку является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Данное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение.

В организации должны быть приняты нормативы расходов по найму жилого помещения, а также размера суточных. Для разных местностей могут устанавливаться разные нормативы. В особо крупном размере устанавливаются нормативы расходов для поездок за рубеж в развитые страны.

На основании действующих в организации нормативов, предполагаемого срока пребывания работника в командировке и предполагаемой стоимости проезда бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расхода и оформляет на эту сумму расходный кассовый ордер. На его основании из кассы организации работнику выдается аванс на командировочные расходы.

Не позднее чем через три рабочих дня по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы (билеты), документы, подтверждающие расходы на наем жилья, и т. д. Оплата расходов на наем жилья ограничивается верхним пределом, установленным в организации. А если документы, подтверждающие расходы на наем жилья, не будут приложены к авансовому отчету, то расходы на эти цели все равно будут оплачены работнику, но по пониженному нормативу. (Таких документов у работника просто не будет, если он жил не в гостинице, а в частном секторе.)

Для учета взаимоотношений организации со своими работниками, связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет, объектами которого являются работники – подотчетные лица.

Выдача аванса подотчетному лицу из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Утвержденный авансовый отчет отражается по кредиту счета 71 и дебету счета учета затрат (20, 44, 26 и др.).

Если согласно авансовому отчету работник израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна доплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он возвращает в кассу организации, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 50. Кроме того, недоиспользованная сумма может быть удержана при начислении очередной заработной платы, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выводы

1. Для достижения целей своего существования организации нужны работники. При этом работник выполняет определенную трудовую функцию, а организация, выступая в роли работодателя, обеспечивает его условиями труда и платит ему заработную плату.

2. Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику оплату листов нетрудоспособности и ежегодный оплачиваемый отпуск.

3. Заработная плата работников облагается налогом на доходы физических лиц, который удерживается работодателем из зарплаты работников и перечисляется в бюджет государства. Кроме того, на заработную плату начисляются страховые взносы, которые уплачивает работодатель помимо зарплаты.

4. Государство поручает работодателю выплачивать работникам пособия по временной нетрудоспособности, которые работодатель может компенсировать при начислении страховых взносов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия Анатольевна

1. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

Из книги Практический аудит автора

Глава 8 Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Изучив эту главу, вы узнаете:– цели и задачи аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами;– перечень основных документов,

автора Мельников Илья

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Предприятия выдают деньги под отчет, например, для приобретения за наличные каких-то товаров для предприятия. Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные,

Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

9.7. Учет расчетов с подотчетными лицами И С персоналом по прочим операциям Одним из видов внутренних расчетов в хозяйствах являются расчеты по подотчетным суммам. Сельскохозяйственные предприятия могут выдавать под отчет деньги на операционные, хозяйственные и

Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна

12. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

автора Захарьин В Р

1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами 1.1. Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами1.1.1. Общие положенияВ предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными

Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В Р

4. Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными

Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей Юрьевич

5.3. Учет операций с подотчетными лицами Для учета выдачи подотчетным лицам наличных денег из кассы предприятия используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Подотчетные лица должны предъявить отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию предприятия

Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана Анатольевна

4.6. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету расчетов с подотчетными лицами Нарушения авансовой дисциплины чаще всего проявляются в отсутствии приказа о назначении подотчетных лиц и установлении сроков представления отчетов

Из книги Бухгалтерское дело автора Бычкова Светлана Михайловна

9.8. Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Цель аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами – выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности

Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова Ирина

3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами 3.2.1. Кто может выступать в качестве подотчетного лица?Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные

Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна

21. Расчеты с подотчетными лицами Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Из книги 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель автора Бойко Эльвира Викторовна

9.1. Операции по банку, кассе, с подотчетными лицами Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов – неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия.

Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

Расчеты с подотчетными лицами Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие

Из книги Бухгалтерский управленческий учет. Шпаргалки автора Зарицкий Александр Евгеньевич

94. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получающие авансом наличные денежные средства на предстоящие операционные, административные, командировочные расходы.Выдача наличных денег под отчет должна производиться из

Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в

Подотчетные лица - нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье - имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
КоАП РФ;
Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию .

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением .

Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация .

Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале .

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, - ст. 16-19 ТК РФ;
определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, - ст. 137 ТК РФ;
устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника - ст. 138 ТК РФ;
обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности - в материале .

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность - по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам - данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Итоги

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой. Об этом и о многом другом вы узнаете из представленной статьи.

Выдача наличных денег из кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 этого документа деньги выдаются на:

Хозяйственно-операционные расходы;

Расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

Расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяются руководителем организации.

Суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

Обратите внимание!

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Лица, получившие подотчетные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1-6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

Заполняя оборотную сторону формы, подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы б и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 №03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Командировочные расходы

Оформление документов

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

Служебное задание (форма № Т-10а).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Позже такая позиция была изложена в Письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442.

Мы же рассмотрим ситуацию, когда составляется командировочное удостоверение.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.98 № 62).

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ фирма обязана ему оплатить:

Стоимость проезда;

Расходы по найму жилья;

Суточные;

Иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Обратите внимание!

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Обратите внимание!

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

Командировочное удостоверение или приказ о командировании;

Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).

Бухгалтерский учет

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. 5, п. 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Налогообложение и налоговый учет

«Входной» НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 № 03-04-11/165).

К сведению!

Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112).

Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

ПРИМЕР 1

ООО «Старт» направило работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации следует оформить следующие проводки:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) -включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС) Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 763 руб. -учтен НДС по авиабилетам Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) -включена в расходы сумма, указанная в счете гостиниць за оплату (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 2500 руб. - суточные Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. -5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Арбитражная практика

В Постановлении ФАС Уральского округа от 11.10. 2003 № Ф09-3729ЮЗ-АК суд пришел к выводу, что для вычета НДС не обязательно применять счет-фактуру или счет, оформленный на бланке строгой отчетности.

В п. 1 ст. 172 НК РФ сказано, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиками товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Налоговое законодательство допускает вычет сумм налога, уплаченных по расходам на командировки, не только на основании счетов-фактур или документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но и на основании иных документов. Суд аргументирует тем, что при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также организациями, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур (в которых НДС выделена отдельной строкой) считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом согласно п. 6 ст. 171 НК РФ соответствующая сумма налога включается в цену товара (работ, услуг), и в документах, выдаваемых покупателю, сумма НДС не выделяется.

Материалами дела установлено, что работники, находясь в командировках, заключали договоры проживания от своего имени. При этом соответствующими организациями им выдавались документы установленной формы, подтверждающие факт оплаты услуг. При таких обстоятельствах суд исходил из того, что организация вправе принять НДС к вычету.

Однако обращаем ваше внимание на то, что это все же частный случай и нет гарантий, что в вашем округе суды будут придерживаться такой же позиции. Поэтому, если вы хотите избежать спора с налоговиками, лучше иметь либо счета гостиницы, оформленные на бланках строгой отчетности с выделенным НДС, либо счета-фактуры и кассовый чек, где также указан НДС отдельной строкой.

В налоговом учете расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы отражаются в налоговом учете только, когда соответствуют требованиям, установленным ст. 252 НК РФ, - они должны быть обоснованными, подтвержденными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если организация использует метод начисления, расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходами признаются затраты после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Расходы на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. При этом затраты включаются в расходы в части, которая подтверждена документально и не превышает сумму выданного аванса. Если перерасход, то эта часть командировочных включается в расходы только после того, как сумма задолженности будет выплачена работнику.

В случае отсутствия подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются по распоряжению руководителя организации из прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. Включать суточные при исчислении налога на прибыль необходимо в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Суточные уменьшают налогооблагаемую прибыль из расчета 100 руб. в день. Суточные выплачиваются работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни, когда работник находился в дороге, включая время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62).

Судебная практика

Правомерность п. 15 Инструкции № 62 подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147.

Суд исходил из того, что Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлены размеры возмещения расходов на выплату суточных - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены размеры возмещения расходов и нормы расходов организаций на выплату суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения пункта 15 Инструкции в этой части не противоречит действующему законодательству РФ.

Обращаем ваше внимание на такой момент: с 01.01.2006 изменились нормы суточных, выплачиваемых при зарубежных командировках (Постановление Правительства РФ от 13.05.2005 №299).

ПРИМЕР 2

ООО «Мега» направила работника на 3 дня в командировку. Суточные составили 500 руб. в сутки.

В бухучете оформляются следующие проводки: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 1500 руб. - отражены суточные.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные в пределах норм: 100 руб. х 3 дн. = 300 руб.

Из-за разницы между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница в сумме 1200 руб. (1500 руб. -300 руб.), которая приводит к возникновению постоянного налогового обязательства. Д-т сч. 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» К-т сч. 68 «Расчеты по налогу на прибыль» - 288 руб. (1200 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При оплате расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН в пределах норм, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ):

Суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

На провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из вышеуказанного, можно сделать вывод, что налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по ЕСН. Однако не начисляется ЕСН и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Нормы, в пределах которых суточные не подлежат обложению ЕСН, не установлены. В связи с этим Минфин России в своем Письме от 14.01.2005 № 03-05-01-04/1 разъяснил, что организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при определении не облагаемых ЕСН размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729. Остальным же организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 93.

Однако Высший Арбитражный Суд РФ принял решение, отличное от позиции Минфина.

Арбитражная практика

Постановление ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04. При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (п. 1ст11 НКРФ). Между тем законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к ЕСН, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом размеры возмещения в проверяемый период не могли быть ниже размеров, предусмотренных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. С 01.01.2005 это положение отменено Законом от 22.08.2004 № 122-ФЗ.

Что касается страховых взносов в ПФР, то, поскольку объектом обложения страховыми взносами является тот же объект, что и для ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы также не начисляются.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что освобождаются от обложения НДФЛ суточные, которые выплачиваются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Так же как и в случае с ЕСН, нормы суточных законодательством не установлены.

Однако в ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Минфин по этому вопросу придерживается следующей позиции (Письмо от 28.10.2004 № 03-05-01-04/63): чиновники разъясняют, что коллективный договор или локальный нормативный акт организации не устанавливают нормы компенсационных выплат для возмещения командировочных расходов, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов работника, связанных со служебными командировками.

Установленные в коллективном договоре или локальном нормативном акте каждой конкретной организации размеры возмещения затрат, связанных со служебной командировкой, носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых идет речь в п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бюджетным организациям при определении не облагаемых НДФЛ размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением № 729. Остальным организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением № 93.

Размеры суточных, превышающие нормы, утвержденные указанными постановлениями, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Ранее аналогичная позиция была изложена в Письме Минфина России от 20.10.2003 № 04-04-06/191.

Однако ВАС РФ позицию Минфина посчитал неправомерной.

Арбитражная практика

В своем Решении от 26.01.2005 № 16141/04 ВАС РФ отметил, что налоговым законодательством применительно к НДФЛ нормы суточных не установлены. А общий порядок установления таких норм содержит трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ). Постановление № 93 может применяться исключительно для исчисления налога на прибыл

Несмотря на вывод, к которому пришел ВАС РФ, чиновники продолжают отстаивать свое мнение (Письмо Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59).

Приобретение товара

Нередко денежные средства выдаются подотчетному лицу из кассы организации для того, чтобы приобрести товар за «наличку».

Когда совершается сделка, связанная с куплей-продажей товара, подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), то есть действует как частное лицо, приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).

В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:

При продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);

При осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

При продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.

Имейте в виду!

При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству

Пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет. Ведь наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.

Рассмотрим случай, когда подотчетное лицо действует как представитель организации на основании доверенности.

Порядок выдачи доверенности работнику организации установлен гражданским законодательством. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обратите внимание!

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Она оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132).

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица - представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313, от 20.10.2003 № 29-12/58566.

Обратите внимание!

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 рублей (Указание Центрального Банка России от 14.11.2001 № 1050-У).

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168НКРФ).