Просроченная дебиторская задолженность: анализ, управление, основные ключевые моменты. Формула расчета просроченной дебиторской задолженности Доля просроченная дебиторская задолженность показатель

Показательным для сравнительного анализа дебиторской и кредиторской задолженности является специальный коэффициент, характеризующий соотношение кредиторской и дебиторской задолженности. Он рассчитывается как отношение остатков кредиторской задолженности к остаткам дебиторской на начало и конец изучаемого периода и показывает, какая доля обязательств учреждения может быть погашена при поступлении отвлеченных в дебиторскую задолженность ресурсов учреждения.

Онлайн калькулятор расчета пени

Пеня это штрафные проценты, который нерадивый контрагент обязан уплатить за просрочку уплаты долга.

Пеня устанавливается в процентах по отношению к просроченной сумме за каждый день просрочки.

Размер пени устанавливают сами стороны при подписании договора. К примеру, пеня в 0,1% будет соответствовать 36,5% годовых. В том случае, если были частичные погашения просроченной задолженности пени рассчитываются отдельно на каждый просроченный платеж, с учетом количеств просроченных дней по каждому платежу.

Расчет срока и величины товарного кредита

Что заставляет компанию предоставлять товарные кредиты своим партнерам-контрагентам? Конкуренция заставляет многие компании все активнее предлагать своим покупателям продажи с отсрочкой платежа. И если целью отсрочки платежа на поставляемый товар, услугу является увеличение объемов реализации, то обратная сторона этой «медали»- рост объемов сомнительных долгов.

Следовательно, необходимо реально оценить все преимущества и потери, учесть позиции конкурентов и выработать наиболее гибкую политику в этом вопросе.

Средства, поступающие от дебиторов, являются одним из основных источников доходов производственных предприятий.

В условиях нестабильной рыночной экономики риск неоплаты или несвоевременной оплаты покупателями счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской задолженности. Появление дебиторской задолженности приводит к дефициту денежных средств, увеличивает потребность организации в оборотных активах для финансирования текущей деятельности, ухудшает финансовое состояние.

Расчет оборачиваемости дебиторской задолженности

Формула расчета оборачиваемости дебиторской задолженности из учебников по финансовому анализу имеет недостатки, к тому же на практике финансисты делают ошибки при ее применении. Предлагаем скорректированную методику расчета. ОДЗ – период оборота дебиторской задолженности в днях; ДЗн и ДЗк – ее размер, соответственно, на начало и конец периода в рублях; В – выручка в рублях; КД – количество дней в периоде.

Лукавые цифры: почему для расчета KPI мало знать «план» и «факт»

Олег, доброго времени суток. Решил включиться в обсуждение.1. Хорошая статья за счет использования конкретики в описании модели.

Становится понятно, что хотели сказать своими расчетными выкладками.2.

Считаю Ваше понятие ‘базы’ — хорошим моментом ограничений и уточнения расчета эффективности сотрудника.

Как я понял конкретика формул расчета и самой базы является уделом самих управленцев конкретного предприятия.3.

В соответствии со стандартами бухгалтерского учёта, дебиторская задолженность определяется как сумма, причитающаяся компании или иному лицу от покупателей или иных дебиторов . Наиболее распространенным видом дебиторской задолженности является задолженность покупателей и заказчиков за отпущенные им товары, материалы, услуги, выполненные и неоплаченные в срок работы; превышение задолженности по ссудам, выданным организацией своим работникам, над кредитами, полученными для этих целей.

Планово-экономический отдел

«из последнего абзаца расчета следует, что существует порог, при котором менеджеру совсем не выгодно, имея просрочку 300000, уменьшать общую сумму задолженности(1300000) за счет платежеспособных клиентов, т.к.

в этом случае его коэффициент будет уменьшаться!

скорее ему выгодней не брать деньги у платежеспособных клиентов. Тогда такая мотивация не в пользу работодателя. ПДЗ должно участвовать в мотивации обязательно!

ищу ответ к чему её «привязать» в расчете?» Татьяна Ответ: Процитирую абзац, о котором идет речь: «Пусть из 1300000 руб.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Уровень дебиторской задолженности определяется многими факторами:

1. применяемыми формами безналичных расчетов за эту продукцию
2. видом продукции, за которую ведутся расчеты
3. степенью насыщенности рынка данным видом продукции
4. емкостью рынка

При анализе следует установить динамику дебиторской задолженности.

т.е. изменение ее размера за анализируемый период; рассмотреть ее состав.

Словосочетание «дебиторская задолженность» наверняка слышали практически все, однако лишь немногие четко могут ответить на вопрос что это такое, какой бывает такая задолженность и какие последствия для предприятия имеет ее наличие на балансе.

Давайте попробуем разобраться, ведь стабильное финансовое состояние компании – это благополучие ее собственников и работников, а – один из факторов, от которого такое состояние зависит.

Определение и классификация дебиторской задолженности

Говоря простым человеческим языком, дебиторская задолженность- это то, что предприятию должны его покупатели или поставщики.

Если компания отгрузила другой компании товар, то покупатель обязан заплатить продавцу деньги за него.

Если же, наоборот, вы перечислили кому-то средства в обмен на товары или работы, то у этого кого-то возникает обязательство поставить вам продукцию, предоставить соответствующую услугу или выполнить ваш заказ.

Вот это обязательство, собственно, и есть дебиторская задолженность.

можно классифицировать:

• по видам (срочная, просроченная и безнадежная);
• по форме (денежная и товарная),
• по срокам (краткосрочная и долгосрочная).

Поговорим подробно о просроченной задолженности, так как именно ее наличие и несвоевременное взысканию может привести к самым негативным последствиям.

Понятие просроченной дебиторской задолженности

Представьте, что ваша фирма по договору отгрузила клиенту дрели на сумму 100 000 рублей с условием, что покупатель оплатит их стоимость через 5 дней после поставки. В тот момент, когда вы передали товар, бухгалтер отразил в учете формирование дебиторской задолженности — обязательства клиента заплатить.

Однако, поскольку 5 дней еще не истекли, такое обязательство является срочным, и вы не можете требовать его немедленного выполнения. Спустя пять дней деньги вы так и не получили, и обязательство из срочного трансформировалось в не исполненное в оговоренный срок (просроченное). Так у вас сформировалась просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) .

Используя данный пример можно дать следующее определение ПДЗ. Это – размер средств, не уплаченных предприятию должником в определенный срок.

Дебиторская задолженность — это задолженность, которая не оплачена в предусмотренные договором сроки.

Многие начинающие бухгалтеры и руководители задают вопрос: «просроченная дебиторская задолженность – это сколько месяцев?». Однозначного ответа на этот вопрос не существует. Месяцев может быть сколько угодно – читайте договор.

Как долго может существовать просроченная дебиторская задолженность

Если в условиях договора не было предусмотрено, что обязательство должника будет обеспечено, например гарантией или залогом или поручительством, то после перехода этого обязательства в состояние просроченного, ПДЗ является сомнительной – такой, относительно которой не существует уверенности, что она будет погашена .

Если прошел период времени, в течение которого можно было обратиться в судебные органы с соответствующим иском, возникли другие объективные причин, как то: форс-мажор, ликвидация или смерть должника, сомнительная задолженность превращается в безнадежную, такую, взыскание которой уже невозможно .

Таким образом, и сомнительная, и безнадежная — это виды просроченной дебиторской задолженности.

Законодатель установил общий протяженностью в три года. Поэтому, чтобы не упустить возможность взыскания долга в судебном порядке. предприятие должно предпринять все меры для этого именно в течение указанного срока, начав его исчисление с момента образования ПДЗ.

Обратите внимание

В некоторых договорах их стороны не определяют сроки расчетов конкретной датой, а привязывают такой срок к какому-то событию (к примеру, 3 дня после подписания акта), либо, если договор заключен упрощенным способом (обмен письмами, телеграммами, поставка на основании счета), вообще не указывают его. В этом случае. срок расчетов необходимо определять:

• или датой наступления соответствующего события;
• или датой истечения разумного срока (как правило, 7 дней) после получения должником претензии кредитора, содержащей требование погасить (ст.200. ст.314 ГК РФ)

Учет просроченной дебиторской задолженности

В бухгалтерском учете ПДЗ подлежит списанию, которое оформляется следующими документами:

• актом инвентаризации дебиторской задолженности
• приказом директора о ее списании
• бухгалтерской справкой по результатам списания.

Если резерв не сформирован:

1. Бухгалтерией делаются следующие проводки:
   • Дт 91 – Кт 62
   • Дт 99 — Кт 91
2. Сумма задолженности переносится на забалансовый счет №007 и учитывается на нем еще пять лет.
3. В налоговом учете сумма ПДЗ включается в состав внереализационных доходов.

Если резерв создан, проводим списание ПДЗ за счет резерва, не включаем во внереализационные доходы.

Отражение в балансе

Данные о дебиторской задолженности отражаются в балансе предприятия (ф.1) и приложении к нему (ф.5).

В балансе, соответственно, заполняем строки:

• 230 – краткосрочная задолженность;
• 240 – долгосрочная задолженность.

Дебиторская задолженность указывается за вычетом резерва сомнительных долгов.

Расчет просроченной задолженности

Собственно такой расчет, если проводить его только для определения суммы задолженности — это обычное математическое действие вычитания. От стоимости поставленного товара отнимаете суммы проведенных оплат – вот и все.

Однако, если вы не сможете дружественным путем урегулировать проблему погашения задолженности с вашим должником и будете вынуждены обращаться в суд, Вам еще необходимо будет рассчитать и сумму задолженности на определенную дату такого периода, что позволить дополнительно взыскать с виновного неустойку в виде пени и и иные санкции.

В заключении, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что наличие на предприятии значительной суммы просроченной дебиторской задолженности чревато достаточно серьезными и большими убытками, если такую задолженность вовремя не отслеживать и не принимать меры к ее взысканию.

Консультация на видео

О просроченной дебиторской задолженности в рубрике «Совет дня» от журнала Главбух.

Финансовые и экономические издания уделяют много внимания проблемам управления дебиторской задолженностью. Это не удивительно, так как данный оборотный актив отражает и фактические продажи, и замороженные финансовые средства в расчетах. Зачастую в статьях и исследованиях приводится опыт взаимодействия с клиентами при просрочке, рассматриваются мероприятия, направленные на ее сдерживание или сокращение. Если пользоваться врачебной терминологией — предлагаются варианты лечения «болезни» (рост просроченной задолженности или ее удельного веса в общей сумме задолженности). А ведь «болезнь» проще предупредить, чем лечить…

Предупреждение заключается в выборе наиболее оптимальных критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью и привязке к ним системы мотивации коммерческих служб.

Реализация эффективного управления дебиторской задолженностью осуществляется через коммерческий отдел и тех людей, которые напрямую работают с клиентами (торговые представители, менеджеры по продажам). Задача финансовых служб — заложить в подсознание коммерческих структур алгоритм действий по управлению задолженностью. Это возможно только при условии привязки оценочного показателя эффективности управления задолженностью к системе мотивации менеджеров и торговых представителей. Следовательно, необходимо определить оценочный критерий эффективности управления дебиторской задолженностью, к нормативам которого будет привязана система мотивации коммерсантов .

Как показывает практика, на предприятиях различных отраслей применяют свои критерии оценки эффективности управления дебиторской задолженностью. На выбор критериев влияют уровни товародвижения и конкуренция, сложившаяся на рынке. В нашем случае рассмотрим основные критерии, используемые в торговых дистрибьюторских компаниях , основная задача которых — доведение продукции до розничных торговых точек (ключевая и традиционная розница).

Критерии оценки эффективности управления дебиторской задолженностью, наиболее часто применяемые в российской дистрибьюции :

• процент просроченной дебиторской задолженности в общей сумме задолженности;
• средний период просроченной дебиторской задолженности в днях;
• процент выполнения плана прихода денежных средств;
• процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту.

Проанализируем данные критерии, определим преимущества и недостатки каждого. Отметим, что за условие берется использование критерия и его обязательное влияние на систему мотивации торгового отдела (менеджера).

1. Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности (%ПДЗ ). Данный критерий показывает долю просроченной задолженности в общей дебиторской задолженности:

%ПДЗ = ПДЗ / ДЗ × 100 %,

где ПДЗ — сумма просроченной дебиторской задолженности;

ДЗ — общая сумма дебиторской задолженности.

ПРИМЕР

В таблице 1 представлены данные торговой дистрибьюторской компании по динамике дебиторской задолженности и ее просрочке при использовании критерия «процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности».

Таблица 1. Динамика дебиторской задолженности и ее просрочки при использовании критерия управления «дебиторкой» %ПДЗ
Период (на конец недели)	Менеджер Иванов			Менеджер Семенов			Менеджер Петров
	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.		ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.		ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.
1-я неделя
2-я неделя
3-я неделя
4-я неделя
5-я неделя
Норматив

Основные преимущества использования данного критерия оценки эффективности управления дебиторской задолженностью:

• возможность привязки торгового отдела к нормативам просрочки. На рассматриваемом предприятии к нормативам относилась просрочка до 20 % , бонус за нее выплачивали коммерсантам в полном размере. При данном критерии торговый отдел будет стараться поддерживать просрочку в рамках не больше установленного норматива. Следует сказать, что норматив просрочки для компаний может быть разным. Он зависит от уровня конкуренции в отрасли, наличия товаров-аналогов и пр.;
• рост и (или ) перераспределение продаж к концу месяца. Дело в том, что торговый отдел для «размывания» просрочки в общей дебиторской задолженности по возможности перераспределяет продажи к отчетной дате (кон е ц месяца).

Если проанализировать данные табл. 1, то это прослеживается по всем менеджерам: общая «дебиторка» на конец 5-й недели (на конец месяца) существенно отличается от остальных дат. Особенно явно это видно по менеджеру Семенову. При сохранении стабильной просрочки в сумме 800 000-900 000 руб. он сознательно загружает клиентов на 5-й неделе, увеличивая общую задолженность и в ней «размывая» просрочку. Но этого увеличения недостаточно, чтобы попасть в норматив 20 %: при сохранении абсолютной суммы в 900 000 руб. не хватает 1 500 000 руб . (900 000 руб. / 20 % - 3 000 000 руб.) дополнительных продаж.

В данной ситуации менеджер Семенов, который знает, что не получит бонус за управление дебиторской задолженностью, не акцентирует внимание на сборе просроченной задолженности. Менеджеры Иванов и Петров также немного увеличивают продажи на конец отчетной даты, но и сокращают просрочку на конец месяца. Это позволяет им соблюсти норматив просрочки и получить бонус за управление дебиторской задолженностью.

К недостаткам данного критерия можно отнести то, что он не способствует ускорению сбора денежных средств (по крайней мере, на конец отчетной даты — месяца). Всегда есть клиенты, задерживающие оплаты (как у менеджера Семенова, у которого ПДЗ в абсолютных цифрах практически стабильна на конец каждой недели), и те клиенты, которые готовы платить раньше или даже по факту за дополнительную скидку. Но торговый представитель в большинстве случаев приведет платежеспособного дебитора к тому, чтобы он платил точно в срок, а не раньше, тем самым улучшая %ПДЗ на отчетную дату, чтобы просрочка злостного неплательщика «размывалась» в текущей задолженности надежных дебиторов.

2. Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях (Т ПДЗ). Данный критерий определяется по средней взвешенной арифметической формуле и показывает среднее количество дней просрочки по всем накладным каждого конкретного торгового представителя (менеджера):

Т ПДЗ = Σ(ДЗ × Т ПДЗ) / ΣДЗ.

В таблице 2 отражены развернутые данные по менеджеру Иванову, у которого средний период просрочки составляет 2,0 дня. То есть средства за отгруженный товар возвращаются в среднем через 2 дня после наступления срока оплаты (средняя отсрочка плюс 2 дня средней просрочки):

Т ПДЗ = Σ((50 000 руб. × 21 день) + (150 000 руб. × 14 дн.) + (125 000 руб. × 7 дн.) + (125 000 руб. × 1 день) + (150 000 руб. × 0 дн.) + … + (375 000 руб. × 0 дн.)) / 2 100 000 руб. = 2,0 дн .

Данный показатель имеет такие же экономические преимущества и недостатки, как и %ПДЗ:

• «размывка» просроченных накладных (ТТН № 1-4) за счет текущих (ТТН № 5-10);
• перераспределение продаж к отчетной дате (ТТН № 7-10).

Таблица 2. Расчет периода просрочки в днях
Менеджер Иванов: на конец 5-й недели
№ ТТН в хронологическом порядке	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.		Т ПДЗ , дн.
Итого в среднем	2 100 000

Как правило, данный критерий не применяется для привязки к системе мотивации коммерческих служб , так как не отвечает одному из главных принципов системы оплаты труда — принципу ясности и простоты расчета при начислении оплаты труда. Он может выступать дополнением к %ПДЗ и совместно давать более полную картину эффективности управления задолженностью.

3. Процент выполнения плана прихода денежных средств (%ВП дс ). Данный критерий привязан к выставляемым планам прихода денежных средств и фактическому сбору денежных средств:

%ВП дс = Ф дс / П дс × 100 %,

где Ф дс — фактически поступившие денежные средства;

П дс — планируемое поступление денежных средств.

Для целей эффективного управления дебиторской задолженностью в план прихода денежных средств желательно включать :

• приход текущей дебиторской задолженности в отчетном периоде (ДЗ т );
• приход просроченной дебиторской задолженности в отчетном периоде (ПДЗ );
• приход денежных средств исходя из плана продаж отчетного месяца и средней отсрочки платежа по договорам с клиентами (Т о );
• приход денежных средств исходя из плана продаж отчетного месяца по предоплатным клиентам (Т п ).

Таким образом, план прихода денежных средств (П дс ) можно рассчитать так:

П дс = ДЗ т + ПДЗ + Т о + Т п.

В таблице 3 представлен расчет плана прихода денежных средств по данным табл. 1. Так, по менеджеру Иванову общий план прихода денежных средств составляет 4 300 000 руб ., из которых:

• текущая дебиторская задолженность на конец третьей недели — 1 750 000 руб.;
• просроченная дебиторская задолженность на конец месяца — 350 000 руб.;
• план прихода денежных средств по плану продаж на следующий месяц (план — 3 000 000 руб., средняя отсрочка — 20 дней) — 2 000 000 руб. (3 000 000 руб. / 30 дн. × 20 дн.);
• план по клиентам, которые работают в предоплату и никак не попадают в дебиторскую задолженность, — 200 000 руб.

Таблица 3. Определение плана прихода денежных средств и расчет процентов выполнения плана
Менеджер	Факт прихода денег (Ф дс), тыс. руб.	Факт продаж (Т о), тыс. руб.	План прихода денежных средств (П дс), тыс. руб.					%ВП дс
			план сбора текущей дебиторской задолженности	план сбора ПДЗ (сумма на конец месяца)	план прихода денежных средств по плану продаж (по средней отсрочке 20 дней и плану продаж 3 млн руб.)	план прихода денежных средств по предоплатным клиентам	план, всего

По факту сбор денежных средств по менеджеру Иванову составил 3 500 000 руб ., или 81,4 % от выставленного плана. Невыполнение плана прихода денежных средств объясняется:

• невыполнением плана продаж (нет необходимых продаж — нет необходимой суммы дебиторской задолженности, а значит, и прихода из нее денежных средств);
• наличием просроченной дебиторской задолженности на конец месяца.

При правильно выставленных планах продаж менеджер никогда не достигнет показателя %ВП дс = 100 %, так как для этого ему надо собрать всю просрочку под ноль и выполнить план продаж на 100 %. Выполнение этих двух условий на рынке, где у всех один и тот же продукт и несколько конкурентов, в целом невозможно.

К преимуществам данной системы эффективного управления «дебиторкой» можно отнести ускорение инкассации дебиторской задолженности за счет платежеспособных дебиторов, а также прихода денег за отгрузку в предоплату или по факту. То есть менеджеры в данном случае (в отличие от двух предыдущих критериев) будут заинтересованы в том, чтобы за счет платежеспособных дебиторов сделать план прихода денежных средств и закрыть план по приходу просрочки по клиентам, по которым не удалось собрать ее в отчетном периоде. При этом будут прилагаться дополнительные усилия по работе с «трудными» клиентами, чтобы те своевременно погашали свои долги.

К недостаткам данной системы можно отнести тот факт, что система выставления планов (в особенности продаж) должна быть максимально точной и справедливой. Так, при завышенном плане продаж завышенным окажется и план прихода денежных средств. А это уже два критерия, которые повлияют на снижение размера бонуса менеджера по продажам. То есть при невыполнении плана продаж план прихода денежных средств также не будет выполнен автоматически. По факту может получиться так, что из-за невыполнения плана продаж менеджер будет наказан дважды: за продажи и за приход денег, который он не мог выполнить, так как не было соответствующих продаж.

3.Процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту (%ПДЗ Т ). Данный показатель рассчитывается как отношение просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ) к товарообороту (продажам) текущего месяца (Т):

%ПДЗ Т = ПДЗ / Т × 100 %.

В таблице 4 представлен расчет процента просроченной дебиторской задолженности к товарообороту.

Таблица 4. Расчет процента просроченной дебиторской задолженности к товарообороту
Менеджер	Факт продаж (Т о), руб.		ПДЗ, руб.		%ПДЗ Т

На анализируемом предприятии нормативным являлся показатель не более 15 % (0,15 руб. просрочки на 1 руб. текущих продаж). При этом из-за небольшой сезонности норматив корректировался на коэффициент сезонности.

К преимуществам данного критерия можно отнести желание менеджеров по продажам как можно скорее закрыть просрочку и текущую дебиторскую задолженность (чтобы «дебиторка» не стала через какой-то период просроченной задолженностью), чего не скажешь по первым двум критериям. Кроме того, для «размывания» просрочки коммерческий отдел будет стремиться увеличивать продажи.

Данный критерий получил свое распространение относительно недавно, но уже активно используется многими дистрибьюторскими компаниями.

Для обобщения приведенной информации представим основные выкладки в табл. 5.

Таблица 5. Обобщение преимуществ и недостатков используемых на практике критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью
Критерий	Преимущества	Недостатки
1. Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности	Ориентация коммерческих служб на норматив просроченной дебиторской задолженности (%ПДЗ), на оплату точно по отсрочке	Замедление инкассации по платежеспособным дебиторам
2. Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях
3. Процент выполнения плана прихода денежных средств	Ускорение инкассации денежных средств, появление клиентов, готовых работать в предоплату или по факту поставки за дополнительную скидку	Система выставления планов должна быть максимально точная и справедливая
4. Процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту	Рост продаж, повышение инкассации денежных средств	Возможна отгрузка для «размывания» просрочки неблагонадежным клиентам

Выводы

Оптимальным критерием оценки эффективности управления дебиторской задолженностью выступает именно процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту, так как существенных недостатков по нему не выделяется, а к положительным моментам относится изменение двух основных переменных — сокращение просрочки и увеличение продаж.

К решению управления дебиторской задолженностью надо подходить комплексно и системно. Оптимальной выступает такая система, при которой мотивация менеджеров по продажам зависит от одного критерия (процент просрочки к дебиторской задолженности), а мотивация их руководителя — от другого (процент выполнения плана прихода денежных средств). В данном случае предприятие получит подсознательное стремление менеджеров по продажам снижать просрочку (задача торговой команды), а это позволит выполнить план прихода денежных средств (задача коммерческого директора).

Показатели «Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности» и «Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях» будут выступать только справочными и вспомогательными показателями, отражающими эффективность действия предлагаемой модели управления дебиторской задолженностью (через %ПДЗ Т и %ВП дс как основных критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью).

Н. Н. Родин, заместитель финансового директора ООО «БСП»

Дебиторская задолженность классифицируется:

• по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
• по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Percent of Receivables over XX Days Old

Описание

Компания может точно настроить свою оценку дебиторской задолженности путем расчета только той части дебиторской задолженности, которая больше конкретной даты. Это особенно полезно в тех отраслях, где принято платить поздно, поэтому стандартные периоды дебиторской задолженности не дают представления о том, есть ли на самом деле проблема со сбором долгов.

Например, если традиционный период оплаты составляет 65 дней, то для периода в 60 дней трудно определить, будут ли выставлены и оплачены инвойсы в срок. Показатель дебиторской задолженности на определенную дату - хороший способ определить эту проблему.

Формула

Разделите общую сумму всей просроченной дебиторской задолженности, которая старше установленной даты, на общую сумму всей дебиторской задолженности. Расчет:

(Сумма непогашенной
дебиторской задолженности
старше определенной даты) /
Общая сумма просроченной
дебиторской задолженности

Пример

Компания, производящая лыжи, собирает дебиторскую задолженность по счетам в среднем за 80 дней. Задержка связана с рождественскими акциями и активными распродажами. Ритейлеры в этот период задерживают платежи, поскольку вынуждены ликвидировать свои складские остатки, прежде чем смогут заплатить своим поставщикам.

Компания имеет средний срок дебиторской задолженности в 85 дней. Ориентируясь только на него, менеджер по сбору задолженности не может определить просрочку оплаты инвойсов, а также, есть более существенная проблема с сильно просроченными инвойсами.

Менеджер решает, что любой инвойс к оплате, старше 95 дней, является потенциальной безнадежной задолженностью и рассчитывает коэффициент просрочки дебиторской задолженности старше 95 дней, чтобы сравнить этот расчет с результатами за тот же период в предыдущем году.

Результат сравнения показан в таблице.

Сравнение показывает, что у компании лучший результат по сбору долгов, чем в предыдущем году. Тем не менее, сумма просрочки в 142 000 д.е. по-прежнему существенна, поэтому менеджер по сбору долгов усиливает работу над погашением конкретных проблемных счетов.

Меры предосторожности

Сотрудник, ответственный за сбор задолженности, может изменить количество дней, используемых в формуле, чтобы просрочка всегда выглядела незначительной. Например, если срок по одному большому неоплаченному инвойсу составляет 69 дней, срок показателя можно сделать больше 69 дней, чтобы исключить из него этот единственный долг, что сделает результат работы отдела лучше, чем он есть на самом деле.

Этой проблемы можно избежать, последовательно используя одно и то же количество дней в показателе в течение многих периодов, тем самым также обеспечивая лучшее сопоставление результатов между периодами.