бухгалтерский учет затраты калькуляция
1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).
Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.
Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- 1) наименование документа;
- 7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:
- 1) возможность визуального просмотра;
- 2) возможность получения бумажных копий;
- 3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
- 4) идентификация лиц, оформивших документ;
- 5) ограничение доступа к информации.
Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:
- 1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
- 2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
- 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
- 4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
- 5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).
Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.
Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.
Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.
Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.
Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.
Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.
С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.
Подтверждением данных налогового учета являются:
- 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
- 2) аналитические регистры налогового учета;
- 3) расчет налоговой базы.
Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.
В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.
Существует несколько признаков классификации документов.
По назначению документы делятся на:
- 1) распорядительные;
- 2) исполнительные (или оправдательные);
- 3) бухгалтерского оформления;
- 4) комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.
Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).
Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.
Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.
По характеру документируемых операций различают документы:
- 1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
- 2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
- 3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).
По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.
Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).
Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).
Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.
По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).
По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.
- 2. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
- 1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
- 2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
- 3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
- 4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.
В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.
Стандарты основаны на унификации - то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации - установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.
1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем - Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.
Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:
- 1) наименование документа;
- 2) дата составления документа;
- 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
- 4) содержание факта хозяйственной жизни;
- 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным - финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.
С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.
Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.
Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.
Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.
Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.
Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.
Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).
При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.
Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.
Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.
Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.
При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)
Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.
Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.
К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).
Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.
За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.
Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.
Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.
Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.
Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.
БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТ представляет собой письменное свидетельство о фактич е ском совершении хозяйс т венной операции или праве на ее совершение.
Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим с о вершение хозяйственной операции, является первичный учетный док у мент .
Каждая операция оформляется документами; правильно оформленный документ имеет юрид и ческую силу, то есть он может служить средством доказательства в суде.
БУХГАЛТЕР НИКОМУ НЕ ДО Л ЖЕН ВЕРИТЬ НА СЛОВО –
− ОН ДОЛЖЕН ВЕРИТЬ ТОЛЬКО Д О КУМЕНТУ
Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и по д тверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.
Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.
К обязательным реквизитам относятся:
– наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.;
– дата составления; содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления;
– подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.
Различают документы:
– организационно-распорядительные – приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в уче т ные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции;
– оправдательные (исполнительные) – накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Они составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, с о держащаяся в них, заносится в учетные рег и стры;
– комбинированные – они сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
– документы бухгалтерского оформления – различные расчеты и справки, они заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Такие документы играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регис т ры.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным фо р мам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, способствует его рациональной организации. Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классифика тору упра в ленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополн и тельные реквизиты . В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России (Росстатом) унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Документы, по которым не предусмотрена типовая форма, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. В РФ все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. На совместных предприятиях они могут составляться по требованию вкладчика и на иностранном языке, но при этом обязателен точный подстрочный перевод.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
- по правильности произведенных вычислений.
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские док у менты не допускается . В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внес е ния исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим обр а зом:
- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
- на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
Не допускаются в первичных документах под чистки и не оговоренные исправления. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет . Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Хотелось бы узнать, какова, по вашему мнению, на сегодняшний день позиция налоговых органов и судов по поводу необходимости организациям иметь ОРИГИНАЛЫ документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (а именно актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных, товарно-транспортных накладных и т. д.)Просьба дать ссылки на имеющиеся в базе судебные решения, письма ФНС и т.д.
Исходя из содержания вопроса, речь не идет об электронных документах. Поэтому рассмотрим вопрос о подтверждении хозяйственных операций, а также расходов по налогообложению, неоригинальными документами. Основной проблемой неоригинального документа является отсутствие обязательного реквизита (предусмотренных частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), которые должен содержать любой первичных документ, а именно, подписей лиц (исполнителей), совершивших операцию.
Судебная практика, касающаяся подтверждения хозяйственных операций и расходов по налогообложению, исходит из того, что если компания желает учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12 . Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 . Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .
Кроме того, если первичный документ отсутствует, то факт совершения хозяйственной операции можно документально подтвердить другими документами, косвенно обосновывающими расходы. Правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой (см., например, , , ).
В отношении счетов-фактур входящих. Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 ). Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден () или утрачен при пожаре (). Таким образом, для того, чтобы подтвердить вычет копией счета-фактуры, компании необходимо иметь доказательства факта утраты документа в результате форс-мажора, хищения или других непреодолимых обстоятельств. Без такого подтверждения вычет не получится оспорить даже в судебном порядке.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).*
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).*
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515 .*
Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.
Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).
Документы в электронном виде
Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.
По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3 , от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491 , от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85 , от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605 .*
Елена Попова ,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Первичные документы
Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.*
Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры
По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.
Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Исключение предусмотрено только для банковских документов. В Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П , указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*
Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).
Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Первичные документы утеряны
Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .*
Сергей Разгулин ,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: «Первичка» с факсимильной подписью расходы не подтверждает
Документ:
письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808
Что нового:
при расчете налога на прибыль принять к учету можно только документы, которые лично подписали уполномоченные работники*
Подписи должностных лиц - обязательный реквизит первичных учетных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Документы с факсимиле или электронной копией подписи не подтверждают расходы.
При расчете налога на прибыль неподтвержденные расходы учесть нельзя.
4. Статья: Налоговые последствия утраты документов
Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*
Утрата затребованных налоговиками документов может привести к выездной проверке
Истребовать у компании документы инспекторы могут как в рамках проверки cамой компании (ст. 93 НК РФ), так и ее контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Если бумаги у компании отсутствуют, ее могут оштрафовать по статье 126 НК РФ. Суды поддерживают налоговиков, если компания не принимает мер для восстановления утраченных документов (постановления ФАС , и округов).
Если компания докажет, что она не могла представить бумаги в инспекцию по независящим от нее причинам, привлечение к ответственности удастся оспорить в суде (постановления ФАС Московского от 12.08.13 № А40-82680/12-20-446 , Поволжского от 29.08.13 № А06-7786/2012 и Восточно-Сибирского от 23.09.09 № А33-12556/08 округов).
Но если компания не представила в инспекцию бумаги, она, скорее всего, попадет в план выездных проверок. Такие выводы следуют из пункта 9 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (приведены в приложении № 2 к приказу ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@).
Еще один риск в случае непредставления запрошенной «первички» - штраф по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (о том, какие еще штрафы за отсутствие документов грозят компании и ее должностным лицам, читайте на с. 38). При этом инспекторы на местах привлекают компанию к ответственности и в том случае, если документы утрачены в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания не смогла представить «первичку» из-за замыкания электросети, которое вывело из строя жесткий диск компьютера. Суд счел правомерным привлечение к ответственности (постановление от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2).
Но есть судебные решения и в пользу налогоплательщиков. Суды нередко освобождают компании от штрафов за непредставление бумаг по запросу налоговиков и за нарушение правил учета доходов и расходов в случае, если такие документы утрачены, в частности:
В результате аварии системы отопления (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6799/2008);
- по причине пожара (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.10.08 № А56-2606/2008);
- из-за выхода из строя жесткого диска (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.06 № А74-121/2006-Ф02-2914/06-С1).
Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки
Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа
Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.
Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии
Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету
Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).
Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).*
Буква закона
Какая ответственность грозит в случае утраты документов
Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:
Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода
1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов
Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:
Причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).
2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов
Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.
В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.
При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):
Заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*
Читайте на e.rnk.ru
Еще больше полезных материалов
В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.
Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:
На каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
- при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
- при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.
Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа - разъясняет Минфин России » // РНК, 2014, № 18
Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход
Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*
4. Составить акт о невозможности восстановления документов
Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).
Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011 , Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).*
Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ
Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную «первичку» , получил облагаемый НДФЛ доход
Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного суда РФ за 2013 год, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).
Подобным образом считает столичное налоговое управление (письма от 12.10.07 № 28-11/097861 и постановление ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3).
"Бухгалтерский учет", N 6,
1999
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ
ОПЕРАЦИЙ
КАК ОСНОВА БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА
Значение документации в
бухгалтерском учете. Основными задачами,
стоящими перед бухгалтерской службой любой
организации, являются:
- формирование
полной и достоверной информации о
хозяйственных процессах и финансовых
результатах деятельности организации,
необходимой для оперативного управления, а
также для ее использования инвесторами,
кредиторами, налоговыми и финансовыми
органами, банками и иными
заинтересованными лицами;
- обеспечение
контроля за наличием и движением имущества,
использованием материальных, трудовых и
финансовых ресурсов в соответствии с
утвержденными нормами, нормативами и
сметами;
- своевременное предупреждение
негативных явлений в финансово -
хозяйственной деятельности, выявление и
мобилизация внутрихозяйственных
резервов.
Выполнение этих задач
напрямую зависит от полноты и
своевременности отражения на счетах
бухгалтерского учета хозяйственных
операций, осуществляемых организацией в
процессе своей деятельности, что, в свою
очередь, является следствием
документального оформления совершенных
операций. От правильности его выполнения
зависит достоверность учетной информации,
представляемой бухгалтерией организации
ее пользователям. Поэтому в организациях
процессу документирования хозяйственных
операций должно уделяться большое внимание
со стороны не только работников
бухгалтерских служб, но и работников других
структурных подразделений, поскольку
эффективность ведения бухгалтерского
учета в организациях зависит от правильной
организации работы с документами,
являющимися письменным подтверждением
факта совершения хозяйственной операции
(их юридическая доказательность).
Если в
организации не создана система организации
и ведения первичного учета, то не будет
эффективно работать система управления при
принятии необходимых управленческих
решений.
Что касается документирования
хозяйственных операций с точки зрения
действующего законодательства, то согласно
ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" все хозяйственные
операции должны отражаться в учете на
основании оправдательных документов. При
этом первичные учетные документы могут
быть приняты к учету только в случае, если
они составлены по формам, содержащимся в
альбомах унифицированных форм первичной
документации. Таким образом, очевиден один
из основных принципов ведения
бухгалтерского учета - хозяйственная
операция, не оформленная надлежащим
образом, как правовое экономическое
событие места не имеет (нет объекта
бухгалтерского учета).
Кроме того,
следует обратить внимание на то
обстоятельство, что налоговые органы
вправе привлекать к административной
ответственности должностных лиц
организации, виновных в ведении
бухгалтерского учета с нарушением
установленного законом порядка. В данном
случае таким нарушением является
невыполнение требований, предписанных п.п.1
и 2 ст.9 указанного Закона и касающихся
документального оформления совершенных
хозяйственных операций.
Требования,
предъявляемые к первичной учетной
документации. Основанием для отражения
информации о совершенных хозяйственных
операциях в регистрах бухгалтерского учета
являются первичные документы. Первичные
документы фиксируют факт совершения
хозяйственной операции. К основным
требованиям, предъявляемым к первичной
учетной документации, относятся
следующие:
- к учету принимаются только
те документы, которые составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной документации. В процессе
осуществления финансово - хозяйственной
деятельности для оформления совершенных
хозяйственных операций организациям
необходимо применять типовые
межведомственные формы первичных
документов, утверждаемые Государственным
комитетом Российской Федерации по
статистике в установленном порядке. При
необходимости организациям дано право
самостоятельно разрабатывать отдельные
формы первичных документов и учетных
регистров, которых нет в альбомах
унифицированных форм первичной учетной
документации и альбомах отраслевых
специализированных форм документов
(например, торгово - закупочные акты на
приобретение материалов у физических лиц).
Кроме того, допускается внесение в
действующие формы изменений,
детализирующих и уточняющих их, а также
дополняющих реквизиты форм, при условии
сохранения основных реквизитов без
изменений;
- первичные документы для
придания им юридической силы должны иметь
следующие обязательные реквизиты:
наименование документа, дату составления
документа, наименование организации, от
имени которой составлен документ,
содержание хозяйственной операции,
измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении,
наименование должностей лиц, ответственных
за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления, личные подписи
указанных лиц.
Кроме перечисленных
обязательных реквизитов, в первичной
учетной документации могут указываться и
дополнительные реквизиты, характер которых
определяется содержанием той или иной
операции и назначение которых состоит в
усилении контрольного, познавательного и
оперативного значения документов;
-
первичные учетные документы должны быть
составлены в момент совершения операции, в
исключительных случаях - непосредственно
после ее окончания;
- в первичных
документах должны быть отражены все
необходимые сведения, позволяющие точно
установить содержание и условия совершения
операций, т.е. возникает необходимость
заполнения всех реквизитов,
предусмотренных формой документов;
-
исправления, имеющиеся в первичной
документации, должны быть подтверждены
подписями лиц, подписавших документы, с
указанием даты внесения исправлений;
-
заполнение первичных документов должно
обеспечивать сохранность записей в течение
времени, установленного для их хранения в
архиве.
Классификация первичных
учетных документов. Все документы,
применяемые в настоящее время в
хозяйственной деятельности, можно
классифицировать по следующим основным
признакам.
По назначению:
распорядительные - документы, содержащие
разрешение на совершение определенной
хозяйственной операции (распоряжение
руководителя о выдаче денежных средств под
отчет);
оправдательные - документы,
содержащие информацию об исполнении
распоряжения (авансовый отчет);
бухгалтерского оформления - документы,
которые служат для оформления
бухгалтерских записей с целью дальнейшего
использования в учетном процессе (расчет
начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в
себе признаки распорядительных,
исполнительных и документов
бухгалтерского оформления (расчетно -
платежная ведомость на оплату труда).
По
содержанию хозяйственных операций:
материальные - документы, служащие для
оформления операций по движению товарно -
материальных ценностей (приходный
ордер);
денежные - документы,
предназначенные для оформления операций с
наличными и безналичными денежными
средствами предприятия (платежное
поручение);
расчетные - используемые для
оформления расчетных взаимоотношений
предприятия со своими контрагентами по
возникшим обязательствам (счет -
фактура).
По объему отраженных
операций:
первичные - документы,
содержащие информацию об одной
хозяйственной операции (приходные и
расходные кассовые ордера);
сводные -
документы, предназначенные для обобщения
информации о всей совокупности однотипных
хозяйственных операций за определенный
промежуток времени (отчет кассира).
По
способу использования:
разовые -
документы, используемые для оформления
однократной хозяйственной операции
(накладная - требование на отпуск
(внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для
многократного совершения одноразовых
хозяйственных операций (лимитно - заборная
карта).
По числу учитываемых позиций:
однострочные - документы, содержащие одну
учетную позицию;
многострочные -
документы, содержащие две и более учетные
позиции (расчетно - платежная ведомость).
По месту составления:
внутренние -
документы, составленные в самой
организации для оформления внутренних
хозяйственных операций (доверенность на
получение товарно - материальных
ценностей);
внешние - документы,
поступающие от сторонних организаций и
отражающие взаимоотношения организации со
своими контрагентами (платежные требования
- поручения).
По способу заполнения:
заполняемые вручную;
заполняемые при
помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной
документации можно условно сгруппировать
по следующим признакам:
организационно
- распорядительные - документы, отражающие
вопросы общего руководства организацией и
ее производственно - эксплуатационной
деятельностью. Данные документы
составляются органами управления
организации;
финансово - расчетные -
документы, способствующие рациональному
использованию денежных средств и
обобщающие информацию о финансовом
состоянии организации и расчетах с другими
участниками рыночных отношений. Данный вид
документов составляется бухгалтерской
службой организации;
документы по
снабжению и сбыту - материальные
документы.
Обработка первичных
документов в бухгалтерии. Основным этапом
бухгалтерской обработки документов в
организации является проверка поступивших
первичных документов по форме,
арифметическая проверка и проверка по
существу.
Проверка по форме позволяет
убедиться, что для оформления конкретной
хозяйственной операции был использован
бланк соответствующей формы и все
реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для
выявления ошибок, которые могли возникнуть
при заполнении документа. Если ошибки
допущены в документах, служащих для
оформления кассовых операций (приходные и
расходные кассовые ордера), и банковских
документах (чеках, платежных поручениях и
др.), то данные документы к учету не должны
приниматься, а подлежат составлению заново
независимо от характера ошибки, поскольку
исправления в кассовых и банковских
документах запрещены.
Проверка по
существу необходима для того, чтобы
установить законность и целесообразность
совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения
бухгалтерского учета первичные документы
по хозяйственным операциям, противоречащим
законодательству и установленному порядку
приема, хранения и расходования денежных
средств, товарно - материальных и других
ценностей, к исполнению приниматься не
должны. В случае поступления в бухгалтерию
таких первичных документов главный
бухгалтер должен поставить в известность
руководителя организации о незаконности
конкретной хозяйственной операции. В
случае разногласий между руководителем
организации и главным бухгалтером при
осуществлении отдельных хозяйственных
операций первичные учетные документы по
ним могут быть приняты к исполнению с
письменного распоряжения руководителя
организации, на которого в связи с этим
возлагается вся полнота ответственности за
последствия осуществления таких операций и
включения данных о них в бухгалтерский учет
и бухгалтерскую отчетность.
Документы,
прилагаемые к приходным и расходным
кассовым ордерам, а также документы,
послужившие основанием для начисления
заработной платы, подлежат обязательному
гашению штампом или надписью от руки
"Получено" или "Оплачено" с указанием даты
(числа, месяца, года).
Организация
документооборота. В процессе осуществления
хозяйственной деятельности организация
имеет дело со многими первичными
документами. Порядок их обработки и
движения в организации с момента их
создания или получения до сдачи в архив
осуществляется на основании утвержденного
в организации документооборота. Правила
документооборота и технология обработки
учетной информации утверждаются в составе
принятой организацией учетной политики.
Для рациональной организации
документооборота в организации должен быть
утвержден приказом (распоряжением)
руководителя график документооборота.
Работники производственных подразделений
и функциональных служб организации
заполняют и представляют документы,
относящиеся к сфере их деятельности, по
графику документооборота. Для этого каждый
исполнитель получает выписку из графика. В
ней перечисляются первичные документы,
относящиеся к сфере деятельности
исполнителя, сроки их представления в
подразделения организации.
Ответственность за соблюдение графика
документооборота, качественное заполнение
документов, достоверность сведений,
содержащихся в них, и своевременную
передачу документов для отражения данных в
бухгалтерском учете несут лица,
подписавшие документ.
Контроль за
соблюдением исполнителями графика
документооборота осуществляет главный
бухгалтер. Согласно п.3 ст.7 Федерального
закона "О бухгалтерском учете" требования
главного бухгалтера по документальному
оформлению хозяйственных операций и
представлению в бухгалтерию необходимых
документов и сведений обязательны для всех
работников организации.
Порядок
изъятия первичных учетных документов
налоговыми органами. Первичные документы
изымаются на основании мотивированного
постановления должностного лица. Изъятие
документов в обязательном порядке
производится в присутствии понятых лиц и
оформляется протоколом выемки, копия
которого вручается под расписку
руководителю или главному бухгалтеру
организации. Изъятые документы
перечисляются и описываются в протоколе
либо в прилагаемых к нему описях с точным
указанием наименования, количества
изымаемых документов.
В тех случаях,
когда для проведения конкретных
мероприятий недостаточно выемки копий
документов и у налоговых органов есть
достаточные основания полагать, что
подлинники документов будут уничтожены,
сокрыты, исправлены или заменены,
должностное лицо вправе изъять подлинные
документы в порядке, предусмотренном ст.94
Налогового кодекса Российской
Федерации.
Подписано в печать
А.В.Луговой
20.05.1999 Главный бухгалтер
