Привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в соответствующие документы. В течение семи рабочих дней со дня открытия или закрытия счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5 тыс. рублей по ст. 118 НК РФ.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению. Например, в Банке24.ру можно привязать к одному счету неограниченное число корпоративных карт.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;
Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Хорошая альтернатива чековой книжке.
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты будет стоить 1 тыс. рублей.
Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей, в Промсвязьбанке – 3 тыс.
Смотреть что такое "Корпоративная карта" в других словарях:
КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - (англ. corporate card) – платежная карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Банк выпускает К.к. в пользу сотрудников юридич. лица, к рые используют их для оплаты командировочных и представительских расходов,… …
КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица … Словарь понятий и терминов, сформулированных в нормативных документах российского законодательства
Универсальная электронная карта - (УЭК) пластиковая карта, сочетающая в себе документ, удостоверяющий личность, полис обязательного медицинского страхования, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, платежную банковскую карту. Информационное… … Википедия
КРЕДИТНАЯ КАРТА - (англ. credit card) именной платежно расчетный документ в виде персонифицированной пластиковой пластинки, выдаваемый банком эмитентом своим вкладчикам для безналичной оплаты, приобретения ими в кредит товаров и услуг в розничной торговой сети,… … Экономический словарь
ПЛАТЕЖНЫЕ КАРТЫ - инструмент безналичных расчетов, применяемый для идентификации владельцев карт в момент совершения операции и для оформления расчетных документов, определяемых законодательством и правилами работы карточных платежных систем. П.к. – одно из… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
- – корпоративная карта платежной системы Visa. В России не выпускается, чаще всего используется в США. Предлагается банками с 1994 года. Карточка предназначена для сокращения затрат и бумажной работы в организациях, а именно для небольших закупок… … Банковская энциклопедия
Еще совсем недавно на большинстве предприятий для удобства ведения хозяйственной деятельности использовались чековые книги. На смену этим архаизмам пришел более современный вариант – корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц.
![](https://i2.wp.com/sbankami.ru/wp-content/uploads/2017/05/Clip2net_170512122812.png)
Как активировать платежный инструмент и как правильно им пользоваться?
Назначение банковского продукта
Карточка оформляется на конкретного человека, который использует поступившие на баланс средства компании и отчитывается за их использование.
Перечислим, для чего нужна корпоративная карта Сбербанка:
- оплата различных услуг и товаров для компании;
- безналичный расчет;
- оплата командировочных и расходов на представительство;
- безналичная оплата различных хозяйственных нужд компании;
- снятие наличных с этой же целью.
Карточка имеет ряд достоинств как для ИП, юрлиц и персоналу. Для владельцев бизнеса это:
- экономия времени работы бухгалтерии;
- контролирование финансовой дисциплины работников;
- удобство ведения бухгалтерской отчетности;
- контроль и организация приводит к экономии средств компании.
Выданный пластик значительно облегчает работникам некоторые аспекты в их деятельности:
- работники в любое время имеют доступ к деньгам;
- отсутствует риск транспортировки крупных денежных сумм;
- нет необходимости открывать валютный счет в зарубежных поездках – снять наличные можно в любой валюте;
- бронирование и оплата проездных билетов и гостиниц;
- отпадает необходимость персоналу привлекать собственные деньги;
- простота блокировки при потере пластика;
- простота отчетности по командировкам и тратам перед бухгалтерией.
![](https://i2.wp.com/sbankami.ru/wp-content/uploads/2017/05/sb_1.jpg)
Правила пользования корпоративной картой Сбербанка
Правила пользования включают некоторые моменты по бухгалтерской отчетности:- стоимость выпуска пластика не отразится в проводках, поскольку продукт принадлежит не предприятию, а банку;
- снятые деньги с применением пластика не проходят по кассе;
- сотрудник обязан предоставить документы, свидетельствующие о потраченных средствах: при их отсутствии сумма растраты ложится на работника;
- пластик не предназначен для выплаты зарплаты или других социальных выплат.
Тарифы
Выдача пластиков для корпораций – услуга бесплатная, но само обслуживание – платное. Сбербанк по корпоративной карте устанавливает определенные тарифы. Ежегодное обслуживание карточек MasterCard Business и Visa Business – 1200 руб., а аналогов в иностранной валюте – 50 евро или долл. США. Для этого вида платежного инструмента потребуется первоначальный взнос в двукратном размере ежегодного платежа. Для остальных пластиков размер первого взноса определяет юридическое лицо.
Вариант «Бюджетный» предусматривает как бесплатное открытие, так и обслуживание. Ежегодный платеж по пластику «Корпоративный» составляет 250 руб. на каждого держателя.
Условия пользования
К основным условиям по выпуску и эксплуатации продукта относятся:- наличие у предприятия бизнес-счета;
- составление реестра сотрудников, пользующихся продуктом;
- указание лимитов и пополнение счета.
Как оформить корпоративную карту в Сбербанке
![](https://i2.wp.com/sbankami.ru/wp-content/uploads/2017/05/Clip2net_170512122849.png)
Перед тем, как провести оформление, юрлицу потребуется обратиться в отдел по обслуживанию корпоративных клиентов для открытия счета предприятия. Все оформленные карточки прикрепляются именно к этому бизнес-счету.
Стоит знать, что для любого количества пластиков понадобиться всего один счет, а необходимое количество пластика определяет сам владелец предприятия. После этого перечисляются деньги в качестве первоначального взноса.
А затем необходимо оформить заявление на выпуск карточек в нужном количестве. Данную процедуру можно осуществить как в самом отделении, так и подать заявку через интернет-банкинг. В это же время предприятие устанавливает нужные лимиты по пластикам персонала (размер лимита определяется потребностями компании) и подает данный реестр в банковское учреждение. После этого карточки будут готовы и их можно получить через несколько дней в отделении.
Как пользоваться корпоративной картой Сбербанка
При оформлении пластика на нем записываются данные пользователя и предприятия, где он работает.
Чтобы проводить все операции правильно, необходимо знать, как пользоваться подобным платежным инструментом:
- все средства, находящиеся на балансе карточки, принадлежат не ее держателю, а предприятию;
- перед использованием пластика на определенные нужды, пополняется счет предприятия и указывается номер пластика, на какую перечислены средства, и назначение (покупку материалов, для расчета с контрагентами, командировочные и т.д.);
- расчетные операции происходят как по безналичному расчету, так и при использовании наличных после снятия;
- для подтверждения правомерности трат работник представляет в бухгалтерию отчеты в качестве чеков с терминалов о снятии средств и оплате товара.
![](https://i0.wp.com/sbankami.ru/wp-content/uploads/2017/05/pogasit-kartu.jpg)
Как снять деньги
Есть одно ограничение для снятия средств с карточки – в качестве зарплаты сотрудников или на другие социальные нужды. Снять деньги с корпоративной карты Сбербанка наличными можно в любом банкомате или терминале, как на территории РФ, так и за ее пределами. При выдаче средств банком изымается комиссия. Процедура снятия отражается списанием с расчетного счета предприятия всей суммы с комиссионными. Работник в обязательном порядке предоставляет документ, подтверждающий операцию.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:
Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. и п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
Прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).
Положение о порядке использования корпоративных карт
В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.
Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.
В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:
Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
Лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
Порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
Порядок действий при утрате карты;
Виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Перечень операций по карте
Вид операции | Цель расходов | Территория | |
РФ | за пределами РФ | ||
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты | + | - | |
+ | - | ||
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | + | - |
Командировочные и представительские расходы | + | - | |
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + | |
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + |
Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.
У кого есть право на использование корпоративных карт в компании
Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.
Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.
Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.
Ознакомьте сотрудников с положением под роспись
Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.
Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).
Хранение, выдача и возврат корпоративных карт
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.
Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:
Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
Уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.
Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.
Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.
Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.
В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.
Журнал учета движения корпоративных карт
Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).
Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.
Образец ведения журнала смотрите ниже.
Как отчитаться за потраченные деньги
Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.
Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.
Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .
Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.
Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.
К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.
Корпоративную карту. Расскажем о нюансах таких расчетов.
Какими бывают корпоративные карты
Корпоративная карта - это карта, держателем которой является сотрудник компании, на выпуск такой карты. Банки могут выпускать дебетовые и корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах банком суммы Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника туристической компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц.
Как показывает практика, турфирмы в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как оформить корпоративную карту
Чтобы оформить корпоративную карту, турфирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному туристической компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или компании, действующему на основании доверенности.
Как регламентировать использование корпоративной карты
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, турфирме необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно оплачивать по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в за пределами РФ.
У бухгалтера турфирмы часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты туристских услуг от имени самой организации? А если может, каким образом банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами. Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты туристских услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138-И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой туристские услуги за рубежом в иностранной валюте.
Как отчитаться о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому турфирма может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов при использовании карты
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица турфирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для туристической компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Как вести бухгалтерский учет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1
Турфирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2
Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 45 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 50 руб/USD (условно).
Расходы составили:
- 30 000 руб. (600 USD х 50 руб/USD) - затраты на проживание;
- 15 000 руб. ((50 USD х 50 руб/USD х 6 дн.) - суточные за время за границей (российские суточные в примере опустим).
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях» КРЕДИТ 51
- 45 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте» КРЕДИТ 57
- 45 000 руб. ((900 USD + 50 USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 57
- 900 руб. (45 900 - 45 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
- 15 000 руб. - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 30 000 руб. - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 45 000 руб. - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
1. Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником организации по корпоративной карте, принадлежащей организации
Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйственной деятельности любой организации очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организаций, применяющих их в своей деятельности.
Для того чтобы использовать корпоративную банковскую карту в организации, целесообразно издать положение об использовании такого банковского продукта, которое установит перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень расходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использованием данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.
Для исключения возможных споров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотрудников, имеющих право использовать эту карту.
Для учета движения корпоративных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании которых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).
В учетной политике целесообразно прописать способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье
Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
Для бухгалтерского учета операций с корпоративными банковскими картами применяются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отражаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.
Перечень операций, которые могут быть совершены физическим лицом по банковской карте установлены в Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).
Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации без использования банковского счета.
Использование предоплаченной карты клиентом — физическим лицом осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денежных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся нерезидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации, иностранной валюте без использования банковского счета.
Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета, валюты предоставленного кредита, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета, кредитном договоре. Клиенты - физические лица с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - физического лица.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организации - эмитенту рекомендуется установить для клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием предоплаченных карт перевод электронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответствии с требованиями Федерального закона N 161-ФЗ.
Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предпринимателя, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя. Клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств.
Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете при совершении клиентом операций с использованием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах лимита, предусмотренного в договоре банковского счета, может быть предоставлен овердрафт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствующего условия в договоре банковского счета.
Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:
- остаток денежных средств на банковском счете клиента в случае не включения в договор банковского счета условия предоставления овердрафта;
- лимит предоставления овердрафта;
- лимит предоставляемого кредита, определенный в кредитном договоре.
Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.
При отсутствии в договоре банковского счета, а в кредитном договоре - условия предоставления клиенту кредита по указанным операциям погашение клиентом возникшей задолженности осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) валюта РФ - средства на банковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным средством наличного платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.
Иностранная валюта является разновидностью валютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валютных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а также использование валютных ценностей, валюты РФ в качестве средства платежа является валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Исходя из этого, оплата корпоративной картой в иностранной валюте является валютной операцией, следовательно, для отражения в бухгалтерском учете данной операции необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).
ПБУ 3/2006 устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.
Перечень возможных операций по карте предлагаем в таблице N 1.
Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.
2. Оплата командировочных расходов работниками организации в иностранной валюте на территории России и за ее пределами по рублевым корпоративным картам. Особенности учета
Как говорилось выше, допускается оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эмитированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).
Исходя из норм п. 5.2 Инструкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному договору), сумма обязательств по которому не превышает в эквиваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного счета резидента в валюте РФ, паспорт сделки не составляется.
Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что резидент при осуществлении валютной операции, связанной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в уполномоченном банке, представляет в уполномоченный банк одновременно следующие документы: распоряжение о переводе денежных средств, предусмотренное нормативным актом Банка России, регулирующим правила осуществления перевода денежных средств (далее - расчетный документ по валютной операции); документы, связанные с проведением валютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.
В то же время п. 3.3 Инструкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с использованием банковских карт.
Исходя из вышеизложенного, резидент при осуществлении валютных операций в валюте РФ с использованием банковских карт представляет в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции без составления и представления расчетного документа по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных операций с использованием банковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмотрен. По нашему мнению, такой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления валютных операций. Также рекомендуем согласовать перечень представляемых в банк документов (например, счетов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).
В случае если оплата с рублевой корпоративной карты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.
Для правильного же отражения в налоговом и бухгалтерском учете операций по оплате с рублевой корпоративной карты за территорией РФ любых расходов необходимо ответить на несколько вопросов.
- Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
- Когда право собственности на валютные ценности переходит к организации: в момент получения валюты сотрудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
- Возникают ли в учете курсовые разницы по расчетам с подотчетным лицом?
По нашему мнению, право собственности на валютные ценности переходит на организацию в момент получения валюты его сотрудником из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им валютного платежа с рублевой корпоративной карты).
Сначала право собственности на валюту переходит на организацию, а потом организация выдает валюту в подотчет своему сотруднику.
Это вывод обоснован следующим.
Согласно ст. 30 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности» отношения между кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основе договоров.
Согласно п. 1 ст. 845 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.
Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по поводу договора (снятие денег со счета, конвертация денежных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Корпоративная карта привязана к счету и фактически является только средством платежа.
Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.
При этом валютные ценности - иностранная валюта и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на территории России за некоторым исключением) согласно положениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Таким образом, рубли и валюта - это разные объекты гражданских прав, в том числе имеющие разную стоимостную оценку в разные периоды времени. При этом указанная разница также должна быть отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица.
Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осуществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И должен быть отражен в бухгалтерском учете.
Следует отметить, что при использовании рублевых корпоративных карт организации необходимо учитывать, что коммерческий курс обслуживающего банка, применяемый при конвертации валюты, как правило, значительно отличается от официального курса ЦБ РФ, что будет являться дополнительным расходом организации. Организация вправе учесть такие затраты как внереализационные расходы при исчислении налога на прибыль на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ.
Также за выполнение конверсионных операций по поручению клиента банк может удержать вознаграждение, если такое условие оговорено в договоре банковского счета, которым предусмотрены расчеты с использованием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также важен при определении того, в счет организации или третьего лица (работника) осуществляться конвертация.
Бухгалтерский учет. Основные принципы и особенности
Бухгалтерский учет операций с корпоративными банковскими картами зависит от счета, к которому такая карта «привязана». Если карта «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отражаются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов открыт отдельный счет, то такой счет в бухгалтерском учете является счетом 55 «Прочие счета в банке».
Все списания денежных средств с корпоративной банковской карты, произведенные уполномоченными лицами компании (получение наличных и безналичные расчеты), отражаются проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетный счет» (55 «Прочие счета в банках»), в случае, если происходит списание рублей.
В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышесказанного относительно одномоментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организации, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в российских стандартах бухгалтерского учета (РСБУ) методологии учета данной операции, применяемый метод необходимо в учетной политике закрепить. По нашему мнению, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной идентификацией (Д57 К55) и отражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расходах разницы в курсах покупки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть документ из банка, подтверждающий проведение данной операции.
Далее со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» средства списываются на счета учета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), или счета учета расходов (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства и хозяйства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа события хозяйственной жизни и первичных документов.
Учитывая, что первичные документы могут быть составлены на иностранном языке, то необходимо сделать построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конституции РФ), который может быть осуществлен как профессиональным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным языком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)
Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валютной, соответственно организации необходимо применять ПБУ 3/2006.
В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в валюте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пересчет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверждения авансового отчета не производится. То есть расходы подотчетного лица отражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.
Однако есть исключения. В случае если выявлен перерасход аванса или аванс израсходован не полностью, то к данным суммам будет применяться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кассу организации в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Налоговый учет. Основные принципы и особенности
Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при дооценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).
Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при уценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
При этом указанными нормами НК РФ из состава внереализационных доходов и расходов исключены курсовые разницы, возникающие от переоценки выданных авансов.
Датой осуществления командировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансового отчета.
До момента, определенного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании документов из банка, подтверждающих проведение конвертации, разница между курсом ЦБ и курсом конвертации валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражается в расходах в НУ.
- В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (даты списания средств с корпоративной карты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
- В случае если будет перерасход (экономически обоснованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхода в расходах будет отражена по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).
Для примера бухгалтерского и налогового учета корпоративной карты приводим таблицу с уловными цифрами.
Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах